התחילו מלוח התשלומים של העסקה שלכם
רשמו את המועדים והסכומים כפי שהם מופיעים בחוזה ובנספחיו. אם נשלחה דרישה בסכום אחר, אל תשנו את השורה המקורית בשקט: שמרו גם את הדרישה ושאלו מאיפה נובע הפער. פריסת תשלומים של חברים שרכשו בפרויקט אחר אינה אסמכתה לעסקה שלכם.
כתבו לכל שורה: סכום לפי החוזה, סכום שנדרש, הסבר להפרש, מועד לתשלום ותאריך התשלום בפועל.
צמדו מסמך לכל פעולה
שמרו את דרישת התשלום, הוראת הביצוע או אישור ההעברה, ואת הקבלה או אישור הזיכוי שקיבלתם. כשיש פנקס שוברים או הוראות תשלום הקשורות לבטוחות, פעלו לפי המסמכים המאומתים של העסקה ובדקו חריגה עם עורך הדין והבנק לפני שאתם מעבירים כסף.
טבלה שמראה 'שולם' בלי מסמך ובלי תאריך היא תזכורת, לא הוכחה שהכסף הגיע ליעדו. סימנו 'נשלח' ו'אושר' בנפרד.
בדקו את היתרה אחרי כל תשלום
אם יש הצמדה למדד, בקשו פירוט של אופן החישוב ושמרו אותו ליד הדרישה. מחשבון יכול לעזור להבין סדר גודל, אבל החוזה והדין הם שקובעים את העסקה המסוימת; אל תסכמו סכום סופי על סמך מחשבון בלבד.
העבירו לבנק או לעורך הדין שאלות על פער בין לוח התשלומים, בטוחות ואישור המוכר. עדיף לפתור הפרש קטן בזמן אמת מאשר לחפש אותו בין מסמכים ביום המסירה.