קודם הגרסה שעליה חתמתם
שמרו עותק מלא של החוזה החתום, כל הנספחים, התוכניות, המפרט הטכני ולוח התשלומים. לא צילום חלקי של עמוד השער, ולא קובץ טיוטה שהגיע לפני החתימה. אם יש נספח שהובטח ולא קיבלתם, רשמו בדיוק איזה נספח חסר ובקשו אותו דרך עורך הדין שלכם.
תנו לקבצים שמות שיבדילו בין טיוטה לחתום. למשל: 'חוזה-חתום', 'מפרט-חתום' ו'תוכנית-נספח'. השם פחות חשוב מהיכולת שלכם למצוא את הגרסה הנכונה כשמגיעה שאלה.
רשימה אחת של דברים פתוחים
פתחו מסמך קצר עם שלוש עמודות: שאלה, למי פניתם, ומה התשובה שקיבלתם בכתב. אם אין תשובה, השאירו את השורה פתוחה. הודעה של 'יהיה בסדר' אינה תחליף למסמך שמכריע מה בדיוק סוכם.
הוסיפו גם את מועדי התשלום והמועד החוזי למסירה כפי שהם מופיעים בחוזה. אל תעתיקו תאריך מקבוצת הרוכשים לפני שבדקתם שהוא מתייחס לדירה שלכם.
תנו לבית ולעורך הדין תפקידים שונים
התיקייה שלכם עוזרת לעקוב. היא לא מחליפה את עורך הדין שמלווה את העסקה. שאלה על בטוחות, שינוי בחוזה או איחור במסירה הולכת אליו עם המסמך הרלוונטי, ולא מוכרעת לפי תשובה של שכן בקבוצה.
שמרו גם עותק נגיש לאדם נוסף שאתם סומכים עליו, אם אתם רוכשים יחד. החליטו מי מעדכן את הרשימה ומי מאשר תשלום. כך אותה משימה לא תיפול בין שני אנשים.